Điều lệ công ty và các quy định pháp luật về điều lệ công ty
Điều lệ công ty và các quy định pháp luật về điều lệ công ty
Điều lệ công ty là gì?
Điều lệ công ty là các cam kết của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông của công ty về việc tổ chức, quản lý và điều hành hoạt động của công ty. Điều lệ công ty được xây dựng trên cơ sở các quy định chung của Luật doanh nghiệp và ý chí của chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, thỏa thuận giữa thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, thành viên công ty hợp danh, cổ đông công ty cổ phần.
Nội dung chính của Điều lệ công ty
Khoản 2 Điều 24 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định Điều lệ công ty bao gồm 13 nội dung chính dưới đây:
1) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
2) Ngành, nghề kinh doanh;
3) Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
4) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh, số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
5) Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
6) Cơ cấu tổ chức quản lý;
7) Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;
8) Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
9) Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;
10) Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
11) Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
12) Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
13) Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
Mặc dù Luật doanh nghiệp năm 2020 không quy định Điều lệ công ty “phải” bao gồm đầy đủ các nội dung nêu trên. Tuy nhiên trên thực tế, các nội dung này bao hàm hầu hết các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình tổ chức, quản lý và một phần hoạt động điều hành của doanh nghiệp (trừ phần điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc điều hành người lao động theo hợp đồng có lẽ sẽ được điều chỉnh bởi các quy định nội bộ khác). Do đó, việc Điều lệ công ty thiếu đi các nội dung này sẽ là không đảm bảo đầy đủ, hoàn chỉnh đối với công tác quản trị pháp lý nội bộ và có một thực tiễn là đối với Điều lệ công ty khi đăng ký thành lập dường như sẽ không được Cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận là hợp lệ.
Ngoài các nội dung chính của Điều lệ được quy định tại khoản 2 Điều 24 Luật doanh nghiệp năm 2020, công ty có thể quy định thêm các nội dung khác ở trong Điều lệ công ty theo quyết định của chủ sở hữu hoặc thỏa thuận của thành viên, cổ đông sáng lập, miễn là những nội dung được quy định trong Điều lệ công ty không trái quy định pháp luật (Các quy định tùy nghi của Điều lệ công ty sẽ được đề cập trong một bài viết khác).
Người ký Điều lệ công ty
Điều lệ công ty tại thời điểm đăng ký thành lập phải được ký bởi chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên, thành viên hợp danh của công ty hợp danh, cổ đông sáng lập công ty cổ phần hoặc đại diện hợp pháp của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông và không yêu cầu thành viên góp vốn công ty hợp danh phải ký vào Điều lệ công ty (Khoản 3 Điều 24 Luật doanh nghiệp năm 2020).
Điều lệ công ty sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động sẽ được ký bởi người quản lý doanh nghiệp, bao gồm Chủ tịch Hội đồng thành viên công ty hợp danh, người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên (Khoản 4 Điều 24 Luật doanh nghiệp năm 2020). Sự thay đổi này phản ánh một thực tế là việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty trong quá trình hoạt động có thể không hoàn toàn được sự nhất trí của toàn bộ thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, thành viên hợp danh và thành viên góp vốn công ty hợp danh, cổ đông của công ty cổ phần và trong khá nhiều trường hợp do các thành viên, cổ đông là khá nhiều hoặc không có mặt cùng lúc tại thời điểm sửa đổi bổ sung Điều lệ công ty nên việc yêu cầu toàn bộ thành viên, cổ đông ký vào Điều lệ là không khả thi.
Thẩm quyền sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty
Thẩm quyền sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu thuộc về chủ sở hữu là cá nhân theo quy định tại điểm a) khoản 1 Điều 76 Luật doanh nghiệp năm 2020.
Thẩm quyền sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu và được tổ chức theo mô hình Chủ tịch công ty sẽ do chủ sở hữu công ty quyết định.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu và được tổ chức theo mô hình Hội đồng thành viên sẽ do Hội đồng thành viên quyết định. Khoản 6 Điều 80 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty phải được ít nhất 75% số thành viên dự họp tán thành hoặc số thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số phiếu biểu quyết trở lên tán thành. Tuy nhiên, theo ý kiến của tác giả bài viết thì thẩm quyền quyết định cuối cùng đối với việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty sẽ thuộc về chủ sở hữu bởi lý do Điều lệ sửa đổi, bổ sung của công ty sẽ do chủ sở hữu hoặc đại diện có thẩm quyền của chủ sở hữu ký. Do đó, trong trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở không đảm bảo tỷ lệ thông qua 100% khi sửa đổi, bổ sung Điều lệ thì sự phân tán ký kiến này có lẽ sẽ tiếp tục phải được xem xét theo Điều lệ công ty tại thời điểm trước khi sửa đổi, bổ sung. Trong trường hợp có thành viên Hội đồng thành viên phản đối việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty sẽ không dẫn đến khả năng yêu cầu mua lại phần vốn góp như trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hay trong công ty cổ phần bởi xét cho cùng thì thành viên Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do chủ sở hữu bổ nhiệm và đại diện cho một phần vốn của chủ sở hữu, thành viên này không đại diện cho chính mình.
Thẩm quyền sửa đổi bổ sung Điều lệ công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thuộc Hội đồng thành viên theo quy định tại điểm k) khoản 2 Điều 55 Luật doanh nghiệp năm 2020. Để Điều lệ sửa đổi bổ sung được thông qua nếu được các thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Cần lưu ý rằng túc số 75% này chỉ là tỷ lệ đại diện phần vốn góp của những thành viên dự cuộc họp, không có ý nghĩa là đại diện cho 75% tổng số vốn góp trong công ty bởi trong một số trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên có thể không đầy đủ do các thành viên không tham dự cuộc họp và cũng không cử đại diện tham gia cuộc họp. Trong trường hợp Điều lệ công ty được thông qua với tỷ lệ không đạt 100% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp, nghĩa là có thành viên dự họp phản đối việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ thì có thể sẽ dẫn tới một yêu cầu mua lại phần vốn góp từ thành viên dự họp mà chúng tôi sẽ đề cập ở một chuyên đề khác.
Thẩm quyền sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty cổ phần thuộc Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại điểm đ) khoản 2 Điều 138 Luật doanh nghiệp năm 2020. Để Điều lệ công ty cổ phần sửa đổi, bổ sung được thông qua thì phải được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành (tỷ lệ cụ thể sẽ do Điều lệ công ty quy định và nếu Điều lệ công ty không có quy định khác). Việc một số cổ đông dự họp biểu quyết không tán thành sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty có thể dẫn tới khả năng phát sinh yêu cầu mua lại cổ phần từ cổ đông phản đối.
Thẩm quyền sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty hợp danh thuộc về Hội đồng thành viên và việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty phải được ít nhất ba phần tư tổng số thành viên hợp danh tán thành (tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định). Việc một số thành viên hợp danh không tán thành sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty hợp danh không dẫn tới quyền yêu cầu công ty hợp danh mua lại phần vốn góp, nhưng có thể dẫn tới việc thành viên hợp danh xin rút vốn khỏi công ty.
Lưu trữ và quản lý Điều lệ công ty
Điều lệ công ty khi đăng ký thành lập và Điều lệ công ty sửa đổi, bổ sung (cùng với hồ sơ triệu tập họp, Biên bản họp, Nghị quyết, quyết định về việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty) phải được lưu trữ theo quy định tại Điều 11 Luật doanh nghiệp năm 2020. Thời hạn lưu trữ Điều lệ công ty và các tài liệu liên quan đến việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty có lẽ là được xác định cho đến khi công ty chấm dứt hoạt động. Địa điểm lưu trữ Điều lệ công ty, Điều lệ công ty sửa đổi bổ sung và các tài liệu liên quan đến việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty là tại trụ sở chính của công ty hoặc địa điểm khác theo quy định tại Điều lệ công ty.
Sao chép Điều lệ công ty
Đối với Điều lệ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, quyền sao chụp Điều lệ công ty đương nhiên không phải bàn cãi là thuộc về chủ sở hữu vì thực tế chỉ có một chủ sở hữu quản lý toàn bộ hoạt động của công ty.
Đối với công ty cổ phần, quyền xem xét, tra cứu, trích lục hoặc sao chụp Điều lệ công ty, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được quy định cho mọi cổ đông phổ thông tại điểm e, khoản 1 Điều 115 Luật doanh nghiệp. Các cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi cũng được hưởng quyền này giống như cổ đông phổ thông theo quy định tại các Điều 116, 117, 118 Luật doanh nghiệp năm 2020. Điều lệ công ty cổ phần và có lẽ là các Điều lệ sửa đổi, bổ sung của công ty cổ phần cũng có thể được công ty công khai theo quy định tại Điều 176 Luật doanh nghiệp năm 2020 (nếu công ty có trang thông tin điện tử).
Đối với công ty cổ phần đại chúng, Điều lệ công ty, Điều lệ công ty sửa đổi, bổ sung và các biên bản, nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông (về việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty) phải được công ty công bố công khai theo quy định tại Điều 109, Điều 176 Luật doanh nghiệp năm 2020 và các quy định của Luật chứng khoán. Do đó việc sao chép Điều lệ công ty đại chúng và Điều lệ công ty đại chúng được sửa đổi, bổ sung dường như không phải là một vấn đề quá khó khăn đối với cổ đông và cả những nhà đầu tư, tổ chức, cá nhân có quan tâm.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, các quy định về quyền và nghĩa vụ của thành viên công ty (cũng đồng thời là thành viên Hội đồng thành viên) không có quy định rõ ràng về quyền sao chụp Điều lệ công ty của thành viên như quy định đối với cổ đông của công ty cổ phần. Luật doanh nghiệp cũng không quy định công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên phải gửi bản sao biên bản, nghị quyết của Hội đồng thành viên cho thành viên công ty. Tuy nhiên theo ý kiến của tác giả bài viết, xét trên góc độ thực tiễn thì mọi thành viên, không phân biệt tỷ lệ vốn góp, đương nhiên được quyền sao chép Điều lệ công ty. Quy định tại khoản 2 Điều 49 Luật doanh nghiệp dường như củng cố thêm quan điểm này khi quy định thành viên, nhóm thành viên sở hữu từ 10% vốn điều lệ trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty được quyền kiểm tra, xem xét, tra cứu và sao chụp sổ đăng ký thành viên, biên bản họp, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên và tài liệu khác của công ty.
Đối với công ty hợp danh, do tính chất của quyền điều hành công ty được áp dụng cho mọi thành viên hợp danh nên có lẽ quyền sao chép Điều lệ công ty hợp danh là của mọi thành viên hợp danh. Thành viên góp vốn công ty hợp danh được quyền sao chép Điều lệ công ty theo quy định tại điểm c) khoản 1 Điều 187 Luật doanh nghiệp.
Xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến điều lệ công ty
Các hành vi vi phạm hành chính liên quan đến Điều lệ công ty chỉ bao gồm hành vi không lưu trữ Điều lệ công ty tại trụ sở chính của công ty hoặc địa điểm khác được quy định tại Điều lệ với mức phạt tiền được quy định là từ 30.000.000đ đến 50.000.000đ (điểm d) khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư).
Tác giả bài viết: Luật sư Phan Quang Chung – sáng lập viên | luật sư điều hành.
Bài viết này thể hiện quan điểm riêng của tác giả và chỉ có ý nghĩa tham khảo. Các ý kiến tư vấn chính thức của BFSC được thể hiện trong các vụ việc cụ thể với khách hàng. Khách hàng có yêu cầu tư vấn về Điều lệ công ty, vui lòng liên hệ với Công ty luật BFSC. Độc giả có mong muốn trao đổi riêng về nội dung bài viết, xin vui lòng liên hệ với tác giả bài viết.