Rà soát pháp lý doanh nghiệp
Mục Đích Và Ý Nghĩa Của Hoạt Động Rà Soát Pháp Lý Doanh Nghiệp
Hoạt động rà soát pháp lý được tiến hành với mục tiêu đảm bảo mọi công tác tổ chức, quản lý, hoạt động kinh doanh và các giao dịch thường xuyên của doanh nghiệp đáp ứng các quy định của pháp luật, đảm bảo an toàn pháp lý và phòng ngừa rủi ro cho doanh nghiệp. Báo cáo rà soát pháp lý được cung cấp bởi luật sư tư vấn vào cuối kỳ đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp có thông tin khách quan, trung thực về hiện trạng pháp lý, các ý kiến tư vấn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động quyết định các biện pháp khắc phục thiếu sót và thực thi các biện pháp phòng ngừa hữu hiệu.
Cùng với việc cung cấp Báo cáo rà soát pháp lý, doanh nghiệp có thể yêu cầu tổ chức tư vấn cung cấp dịch vụ bổ sung nhằm thực thi các biện pháp phòng ngừa như việc cung cấp dịch vụ soạn thảo các nội quy, quy trình, quy chế, hợp đồng, tài liệu mẫu và cung cấp dịch vụ quản trị pháp lý doanh nghiệp thường xuyên. Sự tham gia một cách hợp lý của luật sư tư vấn trong công tác tổ chức, quản lý, hoạt động của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp mạch lạc hơn trong tổ chức, quản lý, hoạt động và trong các giao dịch. Tuy nhiên, có một sự thực là doanh nghiệp phải coi chi phí thuê dịch vụ tư vấn của tổ chức tư vấn (luật sư, văn phòng luật sư, công ty luật) như là một chi phí thường xuyên, cần thiết cho hoạt động bình thường của doanh nghiệp và chấp nhận một cơ chế chia sẻ thông tin và bảo mật thông tin hợp lý với tổ chức tư vấn.
Phạm Vi Rà Soát Pháp Lý Doanh Nghiệp
Hoạt động rà soát pháp lý có thể được hiểu với ý nghĩa là hoạt động thẩm định pháp lý (legal due diligence), tuy nhiên do mục đích của hoạt động rà soát này là nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp, nên thường sẽ không bao gồm: (i) thẩm định pháp lý cho giao dịch sáp nhập và mua lại; (ii) thẩm định pháp lý cho giải quyết tranh chấp.
Do đó, hoạt động rà soát pháp lý doanh nghiệp thông thường sẽ tập trung vào các vấn đề pháp lý mà doanh nghiệp quan tâm, bao gồm hai nhóm vấn đề chính:
(i) Rà Soát Các Vấn Đề Pháp Lý Nội Bộ
Các vấn đề pháp lý được rà soát ở đây chủ yếu liên quan đến quyền và nghĩa vụ của thành viên, cổ đông và hoạt động tuân thủ pháp luật của các cơ quan quản lý doanh nghiệp như Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban kiểm toán nội bộ và hoạt động tuân thủ pháp luật của người quản lý doanh nghiệp như Người đại diện theo pháp luật, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Trưởng Ban kiểm soát, thành viên Hội đồng quản trị và thành viên Hội đồng quản trị độc lập, thành viên Ban kiểm soát hoặc Ban kiểm toán nội bộ, thành viên Hội đồng thành viên. Tùy theo cơ cấu tổ chức, quản lý của doanh nghiệp mà có thể mở rộng đến các chức danh quản lý khác.
Hoạt động rà soát pháp lý cũng nên xem xét đến khía cạnh về quản trị vốn, tài sản của doanh nghiệp, bao gồm hoạt động góp vốn, định giá và chuyển giao tài sản góp vốn, lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông, cấp Giấy chứng nhận phần vốn góp hoặc cổ phiếu. Các hoạt động có liên quan đến việc hình thành tài sản, quyết định về tài sản, hoạt động vay vốn, sử dụng vốn và tài sản, tăng giảm vốn điều lệ, trích lập các quỹ dự phòng, phân chia lợi nhuận và chi trả cổ tức cũng cần được xem xét một cách đầy đủ. Ngoài ra, trong trường hợp doanh nghiệp có các thỏa thuận thành viên, cổ đông thì các thỏa thuận này cũng cần được xem xét một cách hợp lý trong mối liên hệ với Điều lệ công ty và các quy định pháp luật. Một vấn đề khác cũng cần được xem xét là quyền sở hữu, sử dụng các tài sản trí tuệ như nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp, sáng chế, giải pháp hữu ích, quyền tác giả và các quyền liên quan.
Hoạt động rà soát pháp lý của nhóm này cũng phải bao gồm các vấn đề pháp lý về tuyển dụng, quản lý và sử dụng lao động của doanh nghiệp. Ngoài vấn đề xem xét các khía cạnh liên quan đến quyền lợi của người lao động, luật sư tư vấn sẽ xem xét đến các khía cạnh khác của hợp đồng lao động, các nội quy và quy chế áp dụng đối với người lao động, cơ chế đãi ngộ nhằm vừa đảm bảo quyền lợi của người lao động vừa đảm bảo việc phân bổ chi phí khi tính thuế thu nhập của doanh nghiệp và người lao động. Một khía cạnh khác về lao động cũng cần được xem xét một cách hợp lý là phòng ngừa cách khiếu nại, tranh chấp giữa người lao động với doanh nghiệp trong các quyết định hàng ngày hoặc trong trường hợp xử lý kỷ luật, trách nhiệm vật chất và đặc biệt là trong trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động một cách thỏa đáng.
(ii) Rà Soát Các Vấn Đề Pháp Lý Với Bên Ngoài
Một trong các vấn đề pháp lý cần phải rà soát là hoạt động tuân thủ pháp luật về điều kiện kinh doanh, đầu tư, các giấy phép và các thủ tục hành chính pháp lý phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các hoạt động tuân thủ điều kiện kinh doanh này đôi khi còn liên quan đến tỷ lệ sở hữu vốn điều lệ, tỷ lệ sở hữu cổ phần của thành viên, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.
Vấn đề pháp lý cần phải rà soát tiếp theo là các hợp đồng, tài liệu giao dịch của các hoạt động kinh doanh mang tính chất thường xuyên. Các giao dịch này lặp đi lặp lại thành thói quen giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác và có thể đã diễn ra nhiều lần chưa hề xảy ra sự cố, nhưng điều đó không ngăn cản một sự cố có thể phát sinh và không thể dự đoán được hậu quả pháp lý của sự cố. Trong một số tình huống, việc rà soát còn phải tính đến các hợp đồng, giao dịch đang được tiến hành để đảm bảo các sửa đổi, bổ sung cần thiết nhằm phòng ngừa rủi ro.
Vấn đề pháp lý cần rà soát tiếp theo là các hợp đồng, giao dịch liên quan đến vay, cho vay, thuê, cho thuê tài sản và các hợp đồng hợp tác kinh doanh, đầu tư để bảo đảm dự phòng các tình huống rủi ro không thể khắc phục bằng việc đàm phán sửa đổi, bổ sung hợp đồng.
Vấn đề pháp lý cuối cùng cần được rà soát là vấn đề lợi nhuận, thu nhập chịu thuế, thuế thu nhập, chi phí được khấu trừ của người quản lý doanh nghiệp, cổ đông, thành viên và của chính doanh nghiệp từ hoạt động kinh doanh và đầu tư.
Kết Quả Hoạt Động Rà Soát Pháp Lý
Kết quả rà soát pháp lý của doanh nghiệp sẽ được tổ chức tư vấn thể hiện bằng một Báo cáo rà soát chung hoặc tách thành các Báo cáo rà soát theo từng vấn đề pháp lý. Báo cáo rà soát này thông thường sẽ bao gồm hai nội dung chính là: (i) đánh giá thực tiễn tuân thủ và nhận diện các nguy cơ; (ii) các đề xuất khắc phục và sửa chữa.
Trên cơ sở các Báo cáo rà soát pháp lý và nếu doanh nghiệp có yêu cầu, tổ chức tư vấn sẽ cung cấp thêm các dịch vụ pháp lý bổ sung nhằm thực thi các biện pháp khắc phục, bao gồm: (i) Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty và khuyến cáo về phạm vi áp dụng hợp lý của thỏa thuận cổ đông, thành viên; (ii) Soạn thảo mới hoặc sửa đổi, bổ sung quy chế, nội quy; (iii) Soạn thảo quy trình kiểm soát và tuân thủ nội nội bộ; (iv) soạn thảo mẫu hợp đồng, tài liệu sử dụng thường xuyên và cung cấp ý kiến tư vấn sử dụng mẫu.
Thủ Tục Rà Soát Pháp Lý
Do tính chất của hoạt động rà soát pháp lý là một hoạt động mà ở đó tổ chức tư vấn và luật sư sẽ tiếp xúc với hầu hết mọi thông tin, tài liệu, hợp đồng của doanh nghiệp nên việc ký kết một Thỏa Thuận Bảo Mật ngay khi bắt đầu tiến trình đàm phán là một bước không thể bỏ qua. Việc cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan trong quá trình rà soát nên được lập thành văn bản nhằm xác định chính xác các thông tin, tài liệu mà doanh nghiệp đã cung cấp cho nhà tư vấn, luật sư và qua đó có thể hình dung phạm vi hiểu biết và tiếp cận các thông tin cần được bảo mật đến đâu. Doanh nghiệp yêu cầu dịch vụ rà soát pháp lý doanh nghiệp cũng cần có ứng xử phù hợp để đảm bảo khả năng tiếp cận thông tin, tài liệu của tổ chức tư vấn và luật sư không bị giới hạn nhằm có được kết quả rà soát chính xác, từ đó cũng có thể có được các ý kiến tư vấn, đề xuất chính xác.
Quá trình tiếp theo, tổ chức tư vấn và doanh nghiệp sẽ tiến hành đàm phán phạm vi rà soát, phí dịch vụ, các điều kiện, điều khoản dịch vụ và thiết lập Hợp Đồng Dịch Vụ Pháp Lý.
Tiến trình dịch vụ tiếp theo sẽ được thực hiện theo các quy định trong Hợp Đồng Dịch Vụ Pháp Lý được ký kết giữa doanh nghiệp và tổ chức tư vấn.
Phí Dịch Vụ Rà Soát Pháp Lý
Phí Dịch Vụ phụ thuộc vào thời gian làm việc, tính chất và mức độ phức tạp của các vấn đề pháp lý cần rà soát và kinh nghiệm, uy tín, danh tiếng của tổ chức tư vấn, luật sư tư vấn. Thông thường, dịch vụ rà soát pháp lý sẽ được tính phí theo giờ làm việc thực tế và có thể bao gồm các phụ phí nếu doanh nghiệp yêu cầu dịch vụ rà soát pháp lý phải được tiến hành ngoài giờ làm việc, vào ngày nghỉ, ngày lễ và có thể phát sinh công tác phí theo thỏa thuận trong Hợp Đồng Dịch Vụ Pháp Lý. Trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp và nhà tư vấn có thể thỏa thuận một phương án phí dịch vụ trọn gói nếu xác định được chi tiết khối lượng công việc và các giới hạn phạm vi, mức độ công việc cần phải tiến hành.
Liên Hệ Yêu Cầu Dịch Vụ Rà Soát Pháp Lý
BFSC có kinh nghiệm cung cấp dịch vụ rà soát pháp lý cho doanh nghiệp và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng về kinh nghiệm rà soát cũng thực tiễn bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Vì vậy, nếu doanh nghiệp có nhu cầu rà soát pháp lý, vui lòng liên hệ với chúng tôi, BFSC – công ty luật về tài chính, kinh doanh và đầu tư tốt nhất cho doanh nghiệp Việt Nam.