CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHƯA ĐẠI CHÚNG THEO LUẬT DOANH NGHIỆP 2020

Một thực tiễn thường thấy ở các công ty cổ phần chưa đại chúng, đặc biệt là ở các công ty được thành lập dưới hình thức công ty cổ phần nhưng ngay từ khi thành lập không có xu hướng mở rộng số lượng cổ đông, là việc phân định thẩm quyền giữa các cơ quan quản lý và người quản lý trong công ty cổ phần không được rõ ràng, đôi khi có sự nhầm lẫn. Không hiếm gặp những công ty chỉ có số cổ đông tối thiểu (03 cổ đông) và trong đó một cổ đông nắm giữ gần như toàn bộ vốn điều lệ, giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc / Tổng Giám đốc, đồng thời cũng là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trong các công ty loại này, mọi sai sót và trách nhiệm liên quan đến công ty luôn được cổ đông lớn giải quyết bằng tài sản của công ty, và có thể bằng tài sản cá nhân hoặc quan hệ cá nhân, các cổ đông còn lại hầu hết không phải chịu bất kỳ nghĩa vụ tài chính hay pháp lý nào trong toàn bộ vòng đời của doanh nghiệp, ngoài việc tham gia một số cuộc họp, thủ tục theo thông lệ.

Đối với một số công ty cổ phần có quy mô cổ đông lớn hơn và/hoặc có xu hướng mở rộng số lượng cổ đông, việc phân định thẩm quyền rõ ràng giữa các Cơ quan quản lý doanh nghiệp và giữa những người quản lý doanh nghiệp là một yêu cầu bắt buộc về quản trị công ty để hình thành nên một cơ cấu tổ chức và quản lý sẵn sàng cho việc mở rộng quy mô cổ đông hoặc phát triển thành công ty đại chúng.

Bài viết dưới đây đề cập đến một số nội dung liên quan đến cơ cấu tổ chức và quản lý công ty cổ phần chưa đại chúng theo các quy định của Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 03/2022/QH15 và Luật số 76/2025/QH15 (trong bài viết này, gọi chung là “Luật doanh nghiệp 2020”)

Theo Điều 137.1 Luật doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần được quyền lựa chọn một trong hai mô hình tổ chức quản lý, gồm:

Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc (Điều 137.1(a)).
Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc (Điều 137.1(b)).

Đối với mô hình tại Điều 137.1(a) Luật doanh nghiệp 2020, không bắt buộc phải có Ban kiểm soát nếu công ty có ít hơn 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty. Đối với mô hình tại Điều 137.1(b) Luật doanh nghiệp 2020, phải có ít nhất 20% thành viên Hội đồng quản trị là thành viên độc lập và phải có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị.

Hầu hết các công ty cổ phần chưa đại chúng lựa chọn mô hình quy định tại Điều 137.1(a) và đa số các công ty cổ phần chưa đại chúng thuộc đối tượng không phải thành lập Ban kiểm soát.

Ngoài Ủy ban kiểm toán là cơ quan quản lý trong công ty cổ phần đối với mô hình quy định tại Điều 137.1(b) Luật doanh nghiệp 2020, cơ cấu tổ chức công ty cổ phần còn có người quản lý doanh nghiệp là thành viên Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị; ngoài ra, công ty cổ phần còn có thể có thêm các chức danh khác gồm Kiểm soát viên, kiểm toán viên, thư ký công ty, người phụ trách quản trị công ty, người công bố thông tin, các Ủy ban trực thuộc Hội đồng quản trị; công ty cổ phần còn có người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đại diện cho cổ đông là tổ chức. Tuy nhiên, bài viết này không đề cập đến các cơ quan quản lý, người quản lý và các chức danh được này.

Phần tiếp theo của bài viết chỉ đề cập đến ba cơ quan quản lý thường gặp nhất trong công ty cổ phần chưa đại chúng gồm (i) Đại hội đồng cổ đông; (ii) Hội đồng quản trị; (iii) Giám đốc / Tổng giám đốc.

(1) Đại hội đồng cổ đông[1]

Điều 138.1 Luật doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Các quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông được quy định tại Điều 138.2 Luật doanh nghiệp 2020, theo Luật doanh nghiệp 2020, Điều lệ công ty cổ phần được quyền quy định tùy nghi đối với một số nội dung liên quan đến quyền, nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông cũng như cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Nhưng cần lưu ý rằng, các quy định của Điều lệ đối với quyền, nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông không được trái với Luật doanh nghiệp, pháp luật có liên quan (như Luật chứng khoán) và không nên tạo ra thêm thủ tục hoặc chi phí tuân thủ cho công ty, cũng như không nên quá mở rộng thẩm quyền cho các cơ quan quản lý khác trong công ty đối với các vấn đề quan trọng nhất của công ty. Điều lệ mẫu áp dụng cho công ty đại chúng cũng như thực tế xem xét một số Điều lệ của các công ty được công bố cho thấy xu hướng giữ nguyên các quy định của về quyền, nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông, trừ một số nội dung tùy nghi như tỷ lệ, giá trị…được điều chỉnh phù hợp với quy mô quản lý của doanh nghiệp.

Với tính chất là cơ quan quản lý có thẩm quyền cao nhất trong công ty cổ phần, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, các quyết định của Đại hội đồng cổ đông về mọi vấn đề liên quan đến công ty, nếu được thông qua với tỷ lệ 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trong công ty đều sẽ được coi là hợp lệ và có hiệu lực kể cả trong trường hợp trình tự và thủ tục triệu tập, tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông không đúng quy định. Tuy nhiên, theo quan điểm của người viết bài và Luật doanh nghiệp cũng không có quy định loại trừ, trường hợp nội dung nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông có nội dung trái quy định của pháp luật thì sẽ bị hủy bỏ theo yêu cầu của cổ đông hoặc không có hiệu lực.

Đại hội đồng cổ đông phải tiến hành cuộc họp thường niên trong thời hạn tối đa không quá 06 (sáu) tháng, bao gồm cả thời gian gia hạn 02(tháng) của Hội đồng quản trị kể từ ngày kết thúc năm tài chính (năm tài chính của các doanh nghiệp tại Việt Nam kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm) và có thể họp bất thường nếu cần thảo luận, biểu quyết về các vấn đề thuộc thẩm quyền.

Các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông cũng không nhất thiết phải được tiến hành dưới hình thức gặp mặt trực tiếp mà có thể được tiến hành dưới hình thức trực tiếp kết hợp trực tuyến. Trừ các vấn đề buộc phải thảo luận và thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định tại Điều 139.3 Luật doanh nghiệp 2020 và những nội dung phải được thảo luận, thông qua trực tiếp tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại Điều 147.2 Luật doanh nghiệp 2020, các nội dung khác thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông có thể được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản mà không cần triệu tập cuộc họp trực tiếp.

Cần lưu ý rằng, trong một số trường hợp nhất định, việc không triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, bất thường để thảo luận và quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát. Việc triệu tập, thông qua các nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông không đúng quy định tại Điều lệ, pháp luật có thể dẫn tới yêu cầu hủy bỏ nghị quyết, quyết định Đại hội đồng cổ đông và có thể dẫn đến trách nhiệm liên đới của người quản lý doanh nghiệp.

(2) Hội đồng quản trị[2]

Theo Điều 153.1 Luật doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Cần lưu ý rằng, Hội đồng quản trị là cơ quan được tổ chức và quyết định theo cơ chế tập thể và Hội đồng quản trị phải tiến hành cuộc họp hàng quý và các cuộc họp bất thường để giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền.

Hội đồng quản trị có thể được Đại hội đồng cổ đông ủy quyền thực hiện một số công việc thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, nhưng theo quan điểm của người viết bài, ủy quyền này không phải là ủy quyền mang tính chất thường xuyên, trừ khi pháp luật có quy định như vậy (như trong trường hợp phát hành trái phiếu của doanh nghiệp) và Hội đồng quản trị không làm thay Đại hội đồng cổ đông trong việc thảo luận, thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền. Nghĩa là trong một số vấn đề thuộc thẩm quyền, Đại hội đồng cổ đông phải tiến hành thảo luận và thông qua định hướng và sau đó ủy quyền cho Hội đồng quản trị quyết định phần còn lại, nhưng ủy quyền này chỉ có hiệu lực một lần và Hội đồng quản trị không được sử dụng ủy quyền này trong các trường hợp tương tự.

Thành viên Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm còn Chủ tịch Hội đồng quản trị do các thành viên Hội đồng quản trị lựa chọn và bầu trong số các thành viên Hội đồng quản trị.

Cần lưu ý rằng, trách nhiệm đối với các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần được xác định là trách nhiệm tập thể, các thành viên Hội đồng quản trị không thể cho rằng trách nhiệm với các sai sót của Hội đồng quản trị là của Chủ tịch Hội đồng quản trị, không liên quan đến cá nhân mình, trừ khi thành viên đó đã nỗ lực hết khả năng để yêu cầu Hội đồng quản trị thực hiện đúng thẩm quyền, hoặc phản đối các hành vi trái thẩm quyền của Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị và thành viên Hội đồng quản trị khác. Một trong các điển hình của nghĩa vụ liên đới này là quy định về trách nhiệm liên đới của thành viên Hội đồng quản trị trong trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo Điều 140.2 Luật doanh nghiệp 2020, mặc dù theo Điều 153.2, Chủ tịch Hội đồng quản trị là người được giao thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị không phải là người có quyền triệu tập cuộc họp.

Cũng cần lưu ý rằng, Luật doanh nghiệp 2020 quy định tiêu chuẩn và điều kiện đối với thành viên Hội đồng quản trị và thành viên Hội đồng quản trị độc lập và trừ khi điều lệ công ty có quy định thành viên Hội đồng quản trị bắt buộc là cổ đông của công ty, thì việc thành viên Hội đồng quản trị không phải là cổ đông của công ty và đáp ứng các điều kiện để được giới thiệu cho Đại hội đồng cổ đông bầu làm thành viên Hội đồng quản trị là một nội dung mà các cổ đông cần đặc biệt lưu ý. Có được thành viên Hội đồng quản trị đáp ứng các tiêu chuẩn càng cao, sẽ giúp hoạt động quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của công ty có khả năng đạt được những triển vọng tích cực. Việc đưa cổ đông vào làm thành viên Hội đồng quản trị trong khi cổ đông hoàn toàn không đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện tối thiểu của thành viên Hội đồng quản trị theo quy định của pháp luật sẽ không mang lại lợi ích cho công ty, và cũng không đem lại lợi ích cho cổ đông. Hơn nữa, việc bầu thành viên Hội đồng quản trị là người không được quyền quản lý doanh nghiệp sẽ dẫn tới việc công ty bị xử phạt vi phạm hành chính.

(3) Giám đốc/ Tổng Giám đốc[3]

Theo Điều 162.2 Luật doanh nghiệp 2020, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao.

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người được Hội đồng quản trị thuê hoặc bổ nhiệm. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc cũng có thể là người đại diện theo pháp luật cho công ty, nếu Điều lệ công ty quy định như vậy.

Điều cần lưu ý rằng, Giám đốc/ Tổng giám đốc sẽ là người thực hiện nốt phần quyền, nghĩa vụ còn lại trong cơ cấu tổ chức quản lý công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị.

Trong một số trường hợp, Hội đồng quản trị sẽ giới hạn thẩm quyền của Giám đốc / Tổng Giám đốc bằng cách quy định các hạn chế trong quyết định tuyển dụng hoặc bổ nhiệm, nhưng nguy cơ cao luôn xảy ra là các hạn chế này khó có thể ràng buộc bên thứ ba (chẳng hạn như ngân hàng nơi công ty mở tài khoản hay đối tác kinh doanh) nhất là trong bối cảnh việc công bố thông tin của các công ty cổ phần chưa đại chúng thường không được kịp thời, đầy đủ, chính xác và mang tính bắt buộc.

Ở chiều ngược lại, việc Hội đồng quản trị ủy quyền cho Giám đốc / Tổng giám đốc thực hiện các công việc thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị một cách thường xuyên cũng không phải là lựa chọn đúng, như đã phân tích về vấn đề ủy quyền của Đại hội đồng cổ đông cho Hội đồng quản trị ở mục 3 bài viết này.

Luật doanh nghiệp 2020 quy định tiêu chuẩn, điều kiện để một người được bổ nhiệm làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Việc bổ nhiệm người không đủ tiêu chuẩn, điều kiện làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc sẽ dẫn đến việc công ty bị xử phạt vi phạm hành chính.

Kết luận

Việc phân định đúng thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc / Tổng giám đốc trong công ty cổ phần chưa đại chúng sẽ đảm bảo sự thống nhất và nhịp nhàng trong hoạt động quản trị, điều hành của công ty và phòng ngừa các rủi ro, tranh chấp nội bộ và phòng ngừa khả năng giao dịch dân sự với bên thứ ba bị tuyên vô hiệu do không đúng thẩm quyền. Để thực hiện được việc này, công ty cần rà soát Điều lệ và thiết lập các quy chế quản trị tương xứng với quy mô, kỳ vọng và đảm bảo việc quản trị tuân thủ Điều lệ, Quy chế quản trị được thực hiện thường xuyên, hiệu quả.

Lưu ý rằng, các nội dung được đề cập trong bài viết thể hiện quan điểm riêng của người viết bài và không phải là quan điểm tư vấn của người viết bài hay BFSC Law LLC đối với một tình huống tương tự sẽ diễn ra trong thực tiễn.

Quý khách hàng cần tư vấn chuyên sâu về cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần chưa đại chúng, xin vui lòng liên hệ với Văn phòng Công ty luật TNHH BFSC tại Hà Nộ.

Mọi ý kiến trao đổi về bài viết, vui lòng liên hệ với tác giả bài viết:

Luật sư Phan Quang Chung | Email: [email protected] | Điện thoại: (024) 7108 2688 (máy lẻ: 102).

[1] Điều 138.2 Luật doanh nghiệp 2020 quy định Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

a) Thông qua định hướng phát triển của công ty;
b) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
d) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;

đ) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;

e) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
g) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;
h) Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;
i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;
k) Quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
l) Phê duyệt quy chế quản trị nội bộ; quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
m) Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập; quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết;
n) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

[2] Điều 153.2 Luật doanh nghiệp 2020 quy định quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị gồm:

a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
c) Quyết định bán cổ phần chưa bán trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;
d) Quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty;

đ) Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 133 của Luật này;

e) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật;
g) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ;
h) Thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng, giao dịch khác có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác và hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 138, khoản 1 và khoản 3 Điều 167 của Luật này;
i) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký kết hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định tiền lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ở công ty khác, quyết định mức thù lao và quyền lợi khác của những người đó;
k) Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;
l) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;
m) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết;
n) Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;
o) Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
p) Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể công ty; yêu cầu phá sản công ty;
q) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

[3] Điều 162.3 Luật doanh nghiệp 2020 quy định quyền và nghĩa vụ của Giám đốc / Tổng giám đốc như sau:

a) Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;
b) Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị;
c) Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
d) Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty;

đ) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;

e) Quyết định tiền lương và lợi ích khác đối với người lao động trong công ty, kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
g) Tuyển dụng lao động;
h) Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
i) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị.

(Điều 162.3 Luật doanh nghiệp 2020).

Gửi yêu cầu

0906 199 119

Knowledge Center