Kỳ họp Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần
Kỳ họp Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần
Với ý nghĩa là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất trong công ty cổ phần và do tính chấp phức tạp của cơ cấu cổ đông cũng như yêu cầu quản trị pháp lý của công ty cổ phần, Luật doanh nghiệp qua các thời kỳ và Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 (“Luật doanh nghiệp năm 2020”) quy định Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần phải tiến hành phiên họp thường niên mỗi năm một lần và tiến hành các kỳ họp bất thường để thảo luận và thông qua các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Bài viết này, tác giả đề cập đến các vấn đề pháp lý quan trọng đối với Đại hội đồng cổ đông và kỳ họp Đại hội đồng cổ đông. Nội dung bài viết chủ yếu đề cập đến các quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020 và không đề cập đến các quy định pháp luật có liên quan đến công ty cổ phần đại chúng. Một số vấn đề pháp lý liên quan đến thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông và trình tự, thủ tục tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông sẽ phụ thuộc khá nhiều vào Điều lệ công ty và đôi khi là cả thỏa thuận cổ đông hoặc quy chế cổ đông, do đó sẽ không được đề cập đến trong phạm vi bài viết này.
Đại hội đồng cổ đông là gì?
Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần (khoản 1 Điều 138 Luật doanh nghiệp năm 2020)
Thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông có thẩm quyền đối với các vấn đề sau đây:
(i) Thông qua định hướng phát triển của công ty;
(ii) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
(iii) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
(iv) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;
(v) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
(vi) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
(vii) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;
(viii) Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;
(ix) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;
(x) Quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
(xi) Phê duyệt quy chế quản trị nội bộ; quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
(xii) Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập; quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết.
(xiii) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Kỳ họp Đại hội đồng cổ đông thường niên
Thời hạn tiến hành kỳ họp Đại hội đồng cổ đông thường niên
Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định, Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Thời hạn này cũng có thể được gia hạn bởi Hội đồng quản trị, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Quy định khác ở đây nên được hiểu là quy định về việc (Hội đồng quản trị) không được gia hạn thời gian tiến hành Đại hội đồng cổ đông thường niên hoặc thời gian gia hạn ngắn hơn 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Khái niệm năm tài chính theo các quy định của pháp luật Việt Nam là không rõ ràng, Luật kế toán năm 2015 chỉ quy định về kỳ kế toán, theo đó kỳ kế toán tại Việt Nam bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm. Luật kế toán cũng cho phép đơn vị kế toán (công ty cổ phần được coi là một đơn vị kế toán) lựa chọn kỳ kế toán khác với điều kiện là (i) đủ 12 tháng tròn theo năm dương lịch, (ii) bắt đầu từ đầu ngày 01 tháng đầu quý này đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý trước năm sau và (iii) phải thông báo cho cơ quan tài chính, cơ quan thuế.
Thông thường, các công ty cổ phần hoạt động tại Việt Nam thường lựa chọn năm tài chính theo năm dương lịch, tức là từ 01/01 đến hết ngày 31/12 và do đó cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên của công ty cổ phần sẽ được tiến hành trong khoảng từ tháng 01 đến cuối tháng 6 dương lịch hàng năm.
Các vấn đề cần được thảo luận và thông qua tại Đại hội đồng cổ đông thường niên
Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:
(i) Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
(ii) Báo cáo tài chính hằng năm;
(iii) Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
(iv) Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
(v) Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
(vi) Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại.
(vii) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.
Kỳ họp Đại hội đồng cổ đông bất thường
Kỳ họp Đại hội đồng cổ đông bất thường được triệu tập để giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông thường niên và trong các trường hợp sau đây:
(i) Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
(ii) Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;
(iii) Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật doanh nghiệp năm 2020 (cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty);
(iv) Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
(v) Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
Địa điểm tiến hành Đại hội đồng cổ đông
Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định địa điểm tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên được xác định theo địa điểm mà chủ tọa cuộc họp tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam. Quy định này dường như cho phép một cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên có thể được tiến hành tại nhiều địa điểm khác nhau cùng một lúc nhưng với điều kiện là phải ở trên lãnh thổ Việt Nam. Quy định về việc phải ở trên lãnh thổ Việt Nam cũng dường như chỉ bắt buộc đối với địa điểm mà chủ tọa cuộc họp đại hội đồng cổ đông tham dự, các địa điểm khác đối với các thành phần tham dự khác có thể coi được phép tiến hành ngoài lãnh thổ Việt nam, nhất là trong thực tiễn các công ty cổ phần có khá nhiều cổ đông đang sinh sống và làm việc bên ngoài lãnh thổ Việt Nam.
Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị là cơ quan có thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường. Nếu Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong một số trường hợp nhất định thì thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường sẽ được lần lượt được giao cho (1) Ban kiểm soát; và tiếp đến là (2) cổ đông, nhóm cổ đông thiểu số quy định tại khoản 2 Điều 115 Luật doanh nghiệp. Luật doanh nghiệp cũng quy định Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát phải bồi thường các thiệt hại phát sinh của công ty do việc không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường quy định tại Điều 140 Luật doanh nghiệp.
Chuẩn bị cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải tiến hành các công việc sau đây:
(i) Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp;
(ii) Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;
(iii) Lập chương trình và nội dung cuộc họp;
(iv) Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;
(v) Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
(vi) Xác định thời gian và địa điểm họp;
(vii) Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật này;
(viii) Công việc khác phục vụ cuộc họp.
Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông
Khoản 1 Điều 141 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty và được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn. Đối với công ty cổ phần đại chúng, danh sách này thông thường sẽ được lập trên cơ sở danh sách cổ đông được ghi nhận tại ngày chốt quyền.
Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông; yêu cầu sửa đổi thông tin sai lệch hoặc bổ sung thông tin cần thiết về mình trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông. Một trong các quyền khác của cổ đông công ty là được quyền khiếu nại về danh sách cổ đông.
Chương trình và nội dung họp Đại hội đồng cổ đông
Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp.
Cổ đông, nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 Luật doanh nghiệp có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp Đại hội đồng cổ đông với điều kiện là kiến nghị được lập thành văn bản và gửi tới công ty chậm nhất là 03 ngày trước ngày khai mạc cuộc họp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Kiến nghị của cổ đông, nhóm cổ đông ngoài việc phải lập thành văn bản còn phải đảm bảo ghi rõ tên cổ đông, số lượng và từng loại cổ phần của cổ đông, vấn đề kiến nghị đưa vào chương trình họp.
Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải xem xét để quyết định về việc đưa kiến nghị của cổ đông, nhóm cổ đông vào chương trình họp Đại hội đồng cổ đông hay từ chối và chỉ được từ chối nếu (i) kiến nghị được gửi đến không đúng quy định; (ii) vấn đề kiến nghị không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông; (iii) trường hợp được quyền từ chối khác theo quy định của Điều lệ công ty. Văn bản từ chối phải nêu rõ lý do và được gửi cho cổ đông, nhóm cổ đông chậm nhất là 02 ngày làm việc trước ngày khai mạc cuộc họp. Tuy nhiên, chấp thuận của người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông đối với kiến nghị của cổ đông, nhóm cổ đông còn phải được sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông trước khi được đưa vào chương trình cuộc họp Đại hội đồng cổ đông một cách chính thức.
Luật doanh nghiệp cũng quy định chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền thay đổi nội dung và chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông.
Mời họp Đại hội đồng cổ đông
Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc, nếu Điều lệ công ty không có quy định thời hạn dài hơn.
Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty và có thể đăng báo nếu xét thấy cần thiết. Kèm theo thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:
(i) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
(ii) Phiếu biểu quyết.
Trong thực tiễn, thông báo mời họp còn thường bao gồm giấy ủy quyền để cổ đông thực hiện quyền ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông.
Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông
Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp. Cổ đông được xác định là đã tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp dưới đây:
(i) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
(ii) Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
(iii) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
(iv) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử;
(v) Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.
Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Trong trường hợp cuộc họp không đủ điều kiện tiến hành lần thứ nhất thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành, thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.
Thể thức tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định nếu Điều lệ công ty không có quy định khác thì thể thức tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông sẽ được thực hiện như sau:
1. Đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông.
2. Bầu chủ tọa cuộc họp, thư ký cuộc họp và ban kiểm phiếu.
3. Đại hội đồng cổ đông thông qua chương trình và nội dung họp.
4. Đại hội đồng cổ đông thảo luận và biểu quyết từng vấn đề trong nội dung chương trình.
5. Đại hội đồng cổ đông thông qua Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
6. Chủ tọa, thư ký (và trong một số trường hợp là Hội đồng quản trị) thông qua Biên bản cuộc họp.
Xử lý các vấn đề phát sinh trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Trong quá trình tiến hành cuộc họp, tùy tình hình thực tế mà chủ tọa cuộc họp có quyền:
(i) Yêu cầu tất cả người dự họp chịu sự kiểm tra hoặc các biện pháp an ninh hợp pháp, hợp lý khác;
(ii) Thực hiện các biện pháp cần thiết và hợp lý để điều hành cuộc họp một cách có trật tự, đúng theo chương trình đã được thông qua và phản ánh được mong muốn của đa số người dự họp;
(iii) Hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có đủ số người đăng ký dự họp tối đa không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày cuộc họp dự định khai mạc và chỉ được hoãn cuộc họp hoặc thay đổi địa điểm cuộc họp trong trường hợp: Địa điểm họp không có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả người dự họp; Phương tiện thông tin tại địa điểm họp không bảo đảm cho cổ đông dự họp tham gia, thảo luận và biểu quyết; Có người dự họp cản trở, gây rối trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp. Đại hội đồng cổ đông có quyền bầu chủ tọa thay thế nếu chủ tọa quyết định hoãn cuộc họp trái quy định.
(iv) Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền duy trì trật tự cuộc họp; trục xuất những người không tuân thủ quyền điều hành của chủ tọa, cố ý gây rối trật tự, ngăn cản tiến triển bình thường của cuộc họp hoặc không tuân thủ các yêu cầu về kiểm tra an ninh ra khỏi cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông có quyền tiến hành một trong các biện pháp quy định tại mục (i) và (iv).
Cổ đông, người được ủy quyền dự họp được quyền đăng ký và tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký nếu đến cuộc họp sau khi cuộc họp đã khai mạc, trừ quyền yêu cầu biểu quyết lại các vấn đề đã được biểu quyết trước đó.
Hình thức thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông
Có hai hình thức thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, gồm (1) biểu quyết tại cuộc họp hoặc (2) lấy ý kiến bằng văn bản.
Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:
(i) Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty;
(ii) Định hướng phát triển công ty;
(iii) Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
(iv) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;
(v) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác;
(vi) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
(vii) Tổ chức lại, giải thể công ty.
Điều kiện để nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua
Điều kiện để nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua phụ thuộc vào vấn đề cần biểu quyết và hình thức biểu quyết và được quy định như sau:
(1) Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về nội dung làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi chỉ được thông qua nếu được số cổ đông ưu đãi cùng loại dự họp sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành hoặc được các cổ đông ưu đãi cùng loại sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành trong trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.
(2) Trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản thì nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua nếu được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định
(3) Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thực, hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy định tại quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty.
(4) Nghị quyết về nội dung sau đây được thông qua nếu được số cổ đông đại diện từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông dự họp tán thành (trừ trường hợp quy định tại các mục 1, 2, 3 nêu trên), tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định:
(i) Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
(ii) Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh;
(iii) Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
(iv) Dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác;
(v) Tổ chức lại, giải thể công ty;
(vi) Vấn đề khác do Điều lệ công ty quy định.
(5) Các nghị quyết (khác) được thông qua khi được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành, trừ trường hợp quy định tại các mục 1, 2, 3, 4 nêu trên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Thông báo về Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông
Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định, Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông phải được thông báo đến cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày thông qua; trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
Yêu cầu hủy bỏ nghị quyết Đại hội đồng cổ đông
Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được nghị quyết hoặc biên bản họp Đại hội đồng cổ đông hoặc biên bản kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến Đại hội đồng cổ đông, cổ đông, nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật doanh nghiệp năm 2020 có quyền yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài xem xét, hủy bỏ nghị quyết hoặc một phần nội dung nghị quyết Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp sau đây:
(1) Trình tự, thủ tục triệu tập họp và ra quyết định của Đại hội đồng cổ đông vi phạm nghiêm trọng quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020 và Điều lệ công ty, trừ trường hợp Nghị quyết được thông qua bằng 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.
(2) Nội dung nghị quyết vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty.
Hiệu lực của Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông
(1) Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông có hiệu lực kể từ ngày được thông qua hoặc từ thời điểm có hiệu lực ghi tại nghị quyết đó.
(2) Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả khi trình tự, thủ tục triệu tập họp và thông qua nghị quyết đó vi phạm quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty;
(3) Trường hợp có cổ đông, nhóm cổ đông yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, nghị quyết đó vẫn có hiệu lực thi hành cho đến khi quyết định hủy bỏ nghị quyết đó của Tòa án, Trọng tài có hiệu lực, trừ trường hợp áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông
Thẩm quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Hội đồng quản trị có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông khi xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty trong các vấn đề được phép lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.
Thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
(1) Hội đồng quản trị chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu giải trình dự thảo nghị quyết và gửi đến tất cả cổ đông có quyền biểu quyết chậm nhất là 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến, nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn khác dài hơn.
(2) Cổ đông có thể gửi phiếu lấy ý kiến đã trả lời đến công ty bằng hình thức gửi thư, fax hoặc thư điện tử theo quy định sau đây:
(i) Trường hợp gửi thư, phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân, của người đại diện theo ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức. Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được đựng trong phong bì dán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu;
(ii) Trường hợp gửi fax hoặc thư điện tử, phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được giữ bí mật đến thời điểm kiểm phiếu;
(iii) Các phiếu lấy ý kiến gửi về công ty sau thời hạn đã xác định tại nội dung phiếu lấy ý kiến hoặc đã bị mở trong trường hợp gửi thư và bị tiết lộ trong trường hợp gửi fax, thư điện tử là không hợp lệ. Phiếu lấy ý kiến không được gửi về được coi là phiếu không tham gia biểu quyết;
(3) Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên ban kiểm phiếu dưới sự chứng kiến, giám sát của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty.
(4) Biên bản kiểm phiếu và nghị quyết phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bản kiểm phiếu và nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty;
Hiệu lực của Nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.
Nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
(i) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
(ii) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
(iii) Chương trình và nội dung cuộc họp;
(iv) Họ, tên chủ tọa và thư ký;
(v) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
(vi) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
(vii) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
(viii) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
(ix) Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bàn hợp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.
2. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.
3. Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.
4. Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.
5. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
6. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Trên đây là các tóm tắt cơ bản về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần trên cơ sở các quy định của Luật doanh nghiệp. Trên thực tế, đối với các công ty cổ phần có quy mô nhỏ và các cổ đông có sự thống nhất cao trong tổ chức, quản lý thì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường sẽ diễn ra đơn giản và ngắn gọn. Tuy nhiên, trong trường hợp cổ đông không có sự thống nhất hoặc đối với mô hình công ty cổ phần có nhiều cổ đông thì việc tổ chức một cuộc họp Đại hội đồng cổ đông khá là tốn kém về thời gian, chi phí và phát sinh rất nhiều việc cần phải xử lý. Do đó, Hội đồng quản trị cần có sự chuẩn bị kỹ càng cho kỳ họp và luôn dự phòng các phương án cho kỳ họp trên cơ sở Luật doanh nghiệp, Điều lệ công ty, Quy chế cổ đông và các quy chế nội bộ khác.
Bài viết này thể hiện quan điểm riêng của tác giả và chỉ có ý nghĩa tham khảo, không phải là ý kiến tư vấn chính thức của Công ty luật BFSC. Mọi yêu cầu tư vấn liên quan đến thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông và kỳ họp Đại hội đồng cổ đông, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi. Các ý kiến đóng góp liên quan đến bài viết, xin vui lòng liên hệ với tác giả bài viết.
BFSC – Hãng Luật Về Doanh Nghiệp, Sáp Nhập Và Mua Lại